A társadalombiztosítási kifizetőhelyek vs. a 21. század digitalizációs lehetőségei
2022.10.14. 13:43
Lead: A nagy foglalkoztatók ügyviteli kihívásai, amelyekre a koronavírus világjárvány sem hozta meg a digitális áttörést, avagy a társadalombiztosítási kifizetőhelyek vs. a 21. század digitalizációs lehetőségei
Szalai Balázs véleménycikke – második rész!
Cikkem előző részében (https://www.pannonjob.hu/digitalizacios_lehetosegek_berugyvitel_teruleten) utaltam arra, hogy minden nagyobb szervezet életében van egy zárt világ, a társadalombiztosítási kifizetőhely kisebb vagy nagyobb irodája, ahol véleményem szerint „karanténban ragadt” a 20. század.
E részben a bérügyviteli adminisztráció egy másik elengedhetetlen kellékének, a „Segélyezési egyéni lap”, ismertebb nevén a TB tasak egy lehetséges alternatívájára, mint a társadalombiztosítási kifizetőhelyek és egyben a bérügyvitel egy másik modernizálásra szoruló területére kívánok rámutatni.
A segélyezési egyéni lapot (továbbiakban: TB tasak) olyan esetben kell kiállítani, amikor a biztosított munkavállaló részére a TB kifizetőhelyként eljáró munkáltató a társadalombiztosítás valamely pénzbeli ellátását első ízben megállapítja. A TB tasakra legalább a munkavállaló nevét és TAJ számát fel kell vezetni (a kötelezően előírt nyomtatvány azonban bővebb adatokat is tartalmaz a munkavállalóról, pl. születési hely, idő, anyja neve, foglalkozás, bankszámla szám, aktuális biztosítási jogviszony kezdete, folyamatos biztosítási jogviszony kezdete stb.).
A fenti azonosító adatokon kívül minden egyes megállapított ellátáshoz (pl. táppénz stb.) további 12 olyan adatot kell felvezetni e nyomtatványra, ami az ellátás megállapításához, elszámolásához ad(hat) támpontot. Vezetése a gyakorlatban azt jelenti, hogy annyi alkalommal kell az adott időszakra vonatkozóan 12 adatot felvezetni kézzel e nyomtatványra, ahány alkalommal például táppénzen volt adott munkáltatónál egy munkavállaló.
Ma már a társadalombiztosítási kifizetőhelyként működő foglalkoztatók jelentős hányada bérszámfejtő szoftverek segítségével számolja el a társadalombiztosítás pénzbeli ellátásait is. Ha ezt a tényt elfogadjuk, könnyen belátható, hogy egy párhuzamos világba csöppennek a kifizetőhelyi TB ügyintézők, hiszen amellett, hogy a szoftverek segítségével megállapítják az ellátások összegét, ezt követően – a TB kiskönyv esetéhez hasonlóan – a szoftverükből adatokat másolnak ki kézzel egy kötelezően előírt nyomtatványra. E nyomtatványt pedig évekig, vagy akár évtizedekig tárolják fizikálisan is. Amennyiben a munkavállaló munkaviszonya adott munkáltatónál megszűnik, az új munkáltató (amennyiben TB kifizetőhely) egy új táppénzes időszak esetén új tasakot nyit, és kezdi újra a fenti folyamatot.
A fentebb leírtak végrehajtása komoly adminisztrációs kihívást jelent egy több száz vagy akár több ezer főt foglalkoztató szervezet számára, hiszen a fentieket papír alapon kell végrehajtani, melynek keretében zéró a digitális lehetőség, hiszen a kifizetőhelyek részére kiadott útmutató kiemelten felhívja a figyelmet arra, hogy gépi kitöltésre nincs lehetőség.
Véleményem szerint egy, a jelenleg kézzel vezetett nyomtatvány adattartalmával és felépítésével teljes mértékben megegyező, a Magyar Államkincstár által standardizált, számítógépen vezetett és tárolt, szükség esetén kinyomtatható nyomtatvány ki tudná váltani a jelenlegi, kézi vezetéssel történő előállítás gyakorlatát. Meglátásom szerint e lehetőséghez a piacon lévő bérszámfejtő szoftverek mindegyike rugalmasan tudna alkalmazkodni, az előírás ilyen formán történő teljesítése pedig nem vonna el extra erőforrásokat a kifizetőhelyként működő foglalkoztatóktól. A fenti változáshoz jogszabályt sem kellene módosítani, csupán a Magyar Államkincstár által kiadott Kifizetőhelyi tájékoztató alábbi egy mondatát lenne szükség módosítani akként, hogy e tájékoztató megengedje a számítógéppel történő vezetést és előállítást. E mondat jelenleg az alábbiak szerint korlátozza a számítógéppel történő kitöltés lehetőségét: „Nem engedélyezhető a segélyezési egyéni lap és a pótlapjai, (kivételt képeznek ez alól a központosított illetményszámfejtési körbe tartozó kifizetőhelyek) továbbá tb. kiskönyv számítógéppel történő előállítása.”
Mindamellett, hogy a fenti javaslat jelentős adminisztrációs terhet venne le az érintett foglalkoztatók válláról, a társadalombiztosítási kifizetőhelyek kormányhivatal általi ellenőrzését is nagyban támogatná, hatékonyabbá tenné, hiszen az elektronikusan vezetett/tárolt nyomtatványok ellenőrzéskori mozgatása is egyszerűbbé, hatékonyabbá válna. E módszer alkalmazása akár az ellenőrzés személyes lefolytatását sem indokolná, amennyiben az elektronikusan tárolt, ellenőrzésre elektronikus állományokban átadott adatok alapján történne a kifizetőhelyi feladatokat ellátó foglalkoztatók vizsgálata. A fentiekkel tehát az államigazgatás is jelentős időt és erőforrást takarítana meg.
Összefoglalva, mind a társadalombiztosítási kifizetőhelyet működtető foglalkoztató, mind az ellenőrzést végző állami szervek hatékonyabban tudnák munkájukat végezni a nyomtatványok kézi vezetésének mellőzésével, kapacitásaikat valódi értékteremtésre tudnák fordítani, ami végső soron hozzájárulhatna a magyar nemzetgazdaság teljesítőképességének növekedéséhez is.
Szalai Balázs
Pannonjob Kft.
E részben a bérügyviteli adminisztráció egy másik elengedhetetlen kellékének, a „Segélyezési egyéni lap”, ismertebb nevén a TB tasak egy lehetséges alternatívájára, mint a társadalombiztosítási kifizetőhelyek és egyben a bérügyvitel egy másik modernizálásra szoruló területére kívánok rámutatni.
A segélyezési egyéni lapot (továbbiakban: TB tasak) olyan esetben kell kiállítani, amikor a biztosított munkavállaló részére a TB kifizetőhelyként eljáró munkáltató a társadalombiztosítás valamely pénzbeli ellátását első ízben megállapítja. A TB tasakra legalább a munkavállaló nevét és TAJ számát fel kell vezetni (a kötelezően előírt nyomtatvány azonban bővebb adatokat is tartalmaz a munkavállalóról, pl. születési hely, idő, anyja neve, foglalkozás, bankszámla szám, aktuális biztosítási jogviszony kezdete, folyamatos biztosítási jogviszony kezdete stb.).
A fenti azonosító adatokon kívül minden egyes megállapított ellátáshoz (pl. táppénz stb.) további 12 olyan adatot kell felvezetni e nyomtatványra, ami az ellátás megállapításához, elszámolásához ad(hat) támpontot. Vezetése a gyakorlatban azt jelenti, hogy annyi alkalommal kell az adott időszakra vonatkozóan 12 adatot felvezetni kézzel e nyomtatványra, ahány alkalommal például táppénzen volt adott munkáltatónál egy munkavállaló.
Ma már a társadalombiztosítási kifizetőhelyként működő foglalkoztatók jelentős hányada bérszámfejtő szoftverek segítségével számolja el a társadalombiztosítás pénzbeli ellátásait is. Ha ezt a tényt elfogadjuk, könnyen belátható, hogy egy párhuzamos világba csöppennek a kifizetőhelyi TB ügyintézők, hiszen amellett, hogy a szoftverek segítségével megállapítják az ellátások összegét, ezt követően – a TB kiskönyv esetéhez hasonlóan – a szoftverükből adatokat másolnak ki kézzel egy kötelezően előírt nyomtatványra. E nyomtatványt pedig évekig, vagy akár évtizedekig tárolják fizikálisan is. Amennyiben a munkavállaló munkaviszonya adott munkáltatónál megszűnik, az új munkáltató (amennyiben TB kifizetőhely) egy új táppénzes időszak esetén új tasakot nyit, és kezdi újra a fenti folyamatot.
A fentebb leírtak végrehajtása komoly adminisztrációs kihívást jelent egy több száz vagy akár több ezer főt foglalkoztató szervezet számára, hiszen a fentieket papír alapon kell végrehajtani, melynek keretében zéró a digitális lehetőség, hiszen a kifizetőhelyek részére kiadott útmutató kiemelten felhívja a figyelmet arra, hogy gépi kitöltésre nincs lehetőség.
Véleményem szerint egy, a jelenleg kézzel vezetett nyomtatvány adattartalmával és felépítésével teljes mértékben megegyező, a Magyar Államkincstár által standardizált, számítógépen vezetett és tárolt, szükség esetén kinyomtatható nyomtatvány ki tudná váltani a jelenlegi, kézi vezetéssel történő előállítás gyakorlatát. Meglátásom szerint e lehetőséghez a piacon lévő bérszámfejtő szoftverek mindegyike rugalmasan tudna alkalmazkodni, az előírás ilyen formán történő teljesítése pedig nem vonna el extra erőforrásokat a kifizetőhelyként működő foglalkoztatóktól. A fenti változáshoz jogszabályt sem kellene módosítani, csupán a Magyar Államkincstár által kiadott Kifizetőhelyi tájékoztató alábbi egy mondatát lenne szükség módosítani akként, hogy e tájékoztató megengedje a számítógéppel történő vezetést és előállítást. E mondat jelenleg az alábbiak szerint korlátozza a számítógéppel történő kitöltés lehetőségét: „Nem engedélyezhető a segélyezési egyéni lap és a pótlapjai, (kivételt képeznek ez alól a központosított illetményszámfejtési körbe tartozó kifizetőhelyek) továbbá tb. kiskönyv számítógéppel történő előállítása.”
Mindamellett, hogy a fenti javaslat jelentős adminisztrációs terhet venne le az érintett foglalkoztatók válláról, a társadalombiztosítási kifizetőhelyek kormányhivatal általi ellenőrzését is nagyban támogatná, hatékonyabbá tenné, hiszen az elektronikusan vezetett/tárolt nyomtatványok ellenőrzéskori mozgatása is egyszerűbbé, hatékonyabbá válna. E módszer alkalmazása akár az ellenőrzés személyes lefolytatását sem indokolná, amennyiben az elektronikusan tárolt, ellenőrzésre elektronikus állományokban átadott adatok alapján történne a kifizetőhelyi feladatokat ellátó foglalkoztatók vizsgálata. A fentiekkel tehát az államigazgatás is jelentős időt és erőforrást takarítana meg.
Összefoglalva, mind a társadalombiztosítási kifizetőhelyet működtető foglalkoztató, mind az ellenőrzést végző állami szervek hatékonyabban tudnák munkájukat végezni a nyomtatványok kézi vezetésének mellőzésével, kapacitásaikat valódi értékteremtésre tudnák fordítani, ami végső soron hozzájárulhatna a magyar nemzetgazdaság teljesítőképességének növekedéséhez is.
Szalai Balázs
Pannonjob Kft.